Procedure van Vernietiging

PETERS Archiefvernietiging hanteert een adequate, efficiënte en sluitende procedure van inzameling, opslag en vernietiging van vertrouwelijke papieren en andere informatiedragers.

In deze volgt het bedrijf de richtlijnen van de landelijke Certificeringsregeling Archief en Datavernietiging (CA+). Deze regeling is opgesteld door de FNOI (Federatie Nederlandse Oud Papier Industrie).

De Certificeringsregeling is een uitbreiding op de branche eigen Erkenningsregeling OPK 2002.

PETERS Archiefvernietiging is lid van de FNOI en voldoet aan de erkenningsregeling Oud Papier en Karton (OPK).

Toepassing Procedure van Vernietiging

Hieronder kunt u in het kort de beschrijving van de Procedure van Vernietiging lezen zoals PETERS Archiefvernietiging deze toepast.

Stap 1. Verzamelen en volmelden

U sluit een contract af met PETERS Archiefvernietiging;
PETERS Archiefvernietiging plaatst de gewenste afsluitbare containers;
U verzamelt zelf uw archiefmateriaal;
U krijgt met een unieke code toegang tot het online volmeldsysteem;
U meldt via het online volmeldsysteem uw containers vol;
- U ziet een overzicht van uw containers en volmeldingen;
- U kiest de gewenste ophaaldag;
- U kunt aangeven of u per lediging een garantieverklaring wilt ontvangen;
Na volmelding worden uw containers door PETERS Archiefvernietiging opgehaald;

Stap 2. Ophalen: Het transport

Het transport vindt plaats met afgesloten wagens;
De wagens van PETERS Archiefvernietiging zijn optimaal beveiligd;
PETERS Archiefvernietiging gebruikt de wagens uitsluitend voor het transport van vertrouwelijk materiaal;
De chauffeurs en beladers van PETERS Archiefvernietiging zijn herkenbaar aan de bedrijfskleding en dragen altijd een identiteitsbewijs bij zich;

Stap 3. Vernietigen: Archiefvernietigingsruimte

De archiefvernietigingsruimte is gescheiden van andere bedrijfsruimtes;
De archiefvernietigingsruimte is volledig afgesloten (GPS electronische sloten) en voorzien van permanente camerabewaking;
De archiefvernietigingsruimte is ontoegankelijk voor onbevoegden en alleen het archiefvernietigingspersoneel is voorzien van een toegangscontrôlepas;
Het beveiligingssysteem van de archiefvernietigingsruimte is ingericht met sluisdeuren zodat een sluisdeur pas kan worden geopend nadat de andere eerst is gesloten;
Onder voortdurende bewaking wordt het gehele vernietigingsproces gevolgd en op video vastgelegd;
PETERS Archiefvernietiging beschikt over vernietigers die uw aangeboden archiefmateriaal vernietigen ter grootte van een postzegel (DIN-32757-1) veiligheidsklasse 3;
Indien u zelf de archiefvernietigingsruimte bezoekt wordt u geregistreerd, voorzien van een bezoekerspas en staat u onder begeleiding van een personeelslid;

Stap 4. Personeel: De eisen die wij aan ons personeel stellen

Wij controleren van elk personeelslid de referenties van vorige werkgevers;
Iedere drie jaar vragen wij van elk personeelslid aan de gemeente een 'Verklaring omtrent het gedrag';
Elk personeelslid heeft een verklaring ondertekend tot geheimhouding over aard, hoeveelheid en inhoud van het te vernietigen archiefmateriaal;
Elk personeelslid is volledig op de hoogte van alle procedures en instructies met betrekking tot het te vernietigen archiefmateriaal;
Elk personeelslid heeft een interne opleiding gevolgd;

Stap 5. Garantieverklaring: officiële Verklaring van Vernietiging (proces verbaal)

U kunt zelf aangeven via het Volmeldsysteem of u een Verklaring van Vernietiging wilt ontvangen;
In de Verklaring van Vernietiging is opgenomen de hoeveelheid aangeboden archiefmateriaal dan wel het aantal aangeboden inzamelmiddelen;
Tevens vermelden we de veiligheidsklasse waarin het archiefmateriaal is vernietigd en de datum van vernietiging.

PETERS Archiefvernietiging is voor bedrijven, banken, gemeentes, overheid, ziekenhuizen en kantoren reeds jaren de vertrouwde partner.